Kriteria Manager Proyek

Pengertian  Proyek
Proyek adalah serangkaian aktifitas temporer dalam usaha melakukan dan mencapai tujuan unik (Schwalbe K, 2002). Sedangkan manajemen proyek adalah sekelompok alat, proses dan sumber daya manusia yang berkompeten guna mengerjakan aktivitas-aktivitas yang berkaitan, dan berusaha untuk menggunakan sumber daya secara efektif untuk menyelesaikan proyek secara efisien dan tepat waktu.Untuk memahami lebih jauh tentang konsep proyek, berikut merupakan atribut-atribut dari proyek:

• Proyek memiliki tujuan unik. Proyek merupakan pekerjaan yang tidak sederhana dan memiliki tujuan spesifik. Produk atau output yang dihasilkan dari sebuah proyek harus didefinisikan secara jelas tentang. Contohnya, proyek komputerisasi pemilu, memiliki tujuan menyediakan sarana baik hardware, software jaringan untuk perhitungan suara dari tingkat kecamatan sampai pusat secara otomatis.

• Proyek bersifat sementara. Proyek harus didefinisikan kapan dimulai dan kapan selesainya. Proyek bukanlah sebuah proses yang berkelanjutan. Dalam contoh proyek komputerisasi pemilu diatas, perlu ditetapkan kapan proyek harus segera dimulai dan kapan produk harus diselesaikan agar pada saat akan digunakan sudah siap dan dipastikan akan berjalan sesuai yang diharapkan.

• Proyek memerlukan alat bantu kontrol. Alat bantu seperti  gantt charts atau PERT charts diperlukan dalam sebuah proyek untuk mengukur dan pengendalian.

• Proyek memerlukan sumber daya yang bersifat ad-hoc dan lintas disiplin ilmu. Proyek membutuhkan sumberdaya dari berbagai area atau bidang meliputi manusia, hardware, software dan aset-aset lainnya yang bersifat sementara. TIM akan dinyatakan bubar setelah proyek selesai. Banyak proyek melibatkan antar departemen atau instansi-instansi lain dan memerlukan tenaga dari berbagai keahlian yang bisa secara full-time pada posisinya. Dalam contoh proyek komputerisasi pemilu, melibatkan berbagai keahlian antara lain bidang TI, hukum, politik dan sebagainya.

• Proyek memiliki sponsor utama. Kebanyakan proyek terdapat pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder), tetapi salah satunya ada yang sebagai sponsorship yang menyediakan arahan dan mendanai proyek.

• Proyek mengandung ketidakpastian. Karena proyek memiliki karakteristik  khusus, sering kali sulit mendefinisikan tujuan secara jelas, mengestimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, berapa biaya yang diperlukan. Faktor-faktor tersebut sering sebagai penyebab munculnya kendala atau tantangan apalagi proyek yang melibatkan teknologi yang relatif baru.

Dasar Manajemen proyek TI

Terdapat tiga konteks pemahaman dalam sebuah kerangka proyek, yaitu :

a.    Tujuan Manajemen Proyek, tujuan manajemen proyek TI mencakup empat komponen yaitu ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu. Ukuran keberhasilan proyek apabila ruang lingkupnya tercapai , kualitasnya terpenuhi, selesai sesuai jadwal dan menggunakan dana sesuai dengan yang disediakan.

b.    Proses manajemen proyek, manajemen proyek TI mengacu pada fase-fase pelaksanaan proyek yang mencakup  fase inisiasi proyek, perencanaan proyek, pelaksanaan proyek, pengendalian proyek dan penyerahan proyek.

c.    Pengetahuan manajemen proyek. Area pengetahuan (Knowledge area) yang diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen kualitas, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya manusia, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.

Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami proyek dan menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated Project Management).

Tujuan Proyek
Terdapat empat komponen penting yang menjadi tujuan sebuah proyek, yaitu ruang lingkup (scope) , waktu, biaya dan kualitas. Empat komponen tersebut yang menjadi batasan terhadap pelaksanaan proyek. Bisa dikatakan bahwa kriteria yang harus dipenuhi dari produk yang dihasilkan dari proyek meliputi kriteria atau batasan waktu, batasan ruang lingkup, batasan biaya dan batasan kualitas. Jadi terdapat empat keharusan dalam sebuah proyek yaitu:

a.   Proyek harus diselesaikan dan diserahkan  tepat waktu.

b.   Proyek harus cukup dibiayai dengan dana yang telah ditentukan

c.   Proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang disepakati

d.    Proyek harus memiliki kualitas hasil sesuai kriteria yang disepakati antara pelaksana dan pemberi proyek

Manager proyek
Manajer proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab terbesar atas pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama dari manajer proyek adalah mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan proyek dari awal sampai selesai. Hal-hal yang perlu dilakukan seorang manajer proyek adalah :

a.    Manajer proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown proyek menjadi serangkaian tugas(tasks) yang mudah dikelola, memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan, dan membentuk tim kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.

b.    Manajer proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan memitivasi anggota tim kerja untuk menyelesaikan proyek tepat waktu

c.    Manajer proyek harus menginformasikan kepada stakeholder tentang perkembangan pelaksanaan proyek secara periodik.

d.    Manajer proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi dan meminimalkan dampak terhadap penyelesaian proyek.

e.    Manajer proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan, karena tidak ada proyek yang 100% berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang manajer adalah: kepemimpinan, manajemen orang (konsumen, suplier, manajer dan kolega), komunikasi , negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak, pemecahan masalah dan berpikir kreatif).

Banyak kesalahan terjadi dalam mengelola sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan.  Hambatan-hambatan yang mungkin terjadi adalah:

a.    komunikasi yang tidak baik (Poor communication)
b.    persetujuan yang tidak jelas (Disagreement)
c.    kesalahpahaman (Misunderstandings)
d.    suasana yang tidak mendukung (Bad weather)
e.    pemogokan kerja (Union strikes)
f.    konflik pribadi (Personality conflicts)
g.    manajemen yang tidak baik (Poor management)
h.    definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and objectives)

Manajer proyek yang baik tidak menghindari semua resiko, tetapi menyiapkan proses dan prosedur standart untuk berusaha mencegah resiko yang mungkin terjadi seperti:

a.    Keterlambatan penyelesaian proyek, pembekakkan anggaran atau keingingan konsumen tidak terpenuhi.
b.    Tidak konsisten antara proses dan prosedur yang digunakan manajer proyek
c.    Proyek tidak bermanfaat dan membuang-buang waktu dan biaya
d.    Tidak sinerginya faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi proyek.

Sumber:

http://e-journal.uajy.ac.id/4372/3/2MTS01815.pdf

http://dya08webmaster.blog.com/2012/01/08/aspek-aspek-yang-mempengaruhi-manajemen-proyek/ 

Render, Barry,. Heizer, jay, (2001), Prinsip–Prinsip Manajemen Proyek, Edisi Pertama, Salemba Empat, Jakarta